În cadrul Inchcape Broker de Asigurare SRL respectarea normelor legale și a principiilor etice adoptate de către companie reprezintă unul dintre principiile fundamentale care trebuie să ne conducă activitatea. Astfel, oricare dintre angajații companiei pot raporta, prin utilizarea unui canal de avertizare dedicat, comportamente sau situații propuse sau cunoscute care pot constitui încălcări ale legilor, regulamentelor, politicilor și procedurilor interne, Codului de conduită, conform prevederilor Legii nr. 361/2022 privind protecția avertizorilor în interes public.
Destinatarii canalului de raportare
Canalul de raportare este dedicat angajaților, colaboratorilor (inclusiv intermediarii secundari), furnizorilor, partenerilor de afaceri și oricărui terț care are o relație cu Inchcape Broker de Asigurare SRL.
Persoana responsabilă de recepționarea raportărilor
Persoana responsabilă cu primirea, înregistrarea, examinarea, efectuarea de acţiuni subsecvente şi soluţionarea raportărilor este Dana Bodeanu _ Manager Operatiuni.
Inchcape Broker de Asigurare SRL garantează confidențialitatea informațiilor, precum și protecția identității avertizorului și a celorlalte persoane implicate, în toate etapele procesului.
Mecanismul de raportare
În cazul oricăror încălcări efective sau potențiale ale legii, practici incorecte sau abateri de la conduita etică și profesională sau atunci când aveți orice suspiciuni în acest sens, vă rugăm să sesizați aceste împrejurări, astfel:
Prin transmiterea unui mesaj electronic la adresa de e-mail dedicată: compliance@inchcapebroker.ro . În scris la adresa sediului social al companiei de brokeraj Bd. Pipera, Nr. 1B, Cladirea CUBIC CENTER, Etaj 10, Biroul 1 si Biroul 2 Open Space, Jud. Ilfov, Oras Voluntari. Pentru a asigura confidențialitatea este obligatoriu ca plicul să fi sigilat și marcat „CONFIDENTIAL”, cu mențiunea: „Raportare conform prevederilor Legii nr. 361/2022, privind protecția avertizorilor în interes public”. Datele de identificare a avertizorului NU vor fi trecute pe plic (acestea fiind menționate în cuprinsul documentului).
Personal, prin stabilirea unei întâlniri cu Persoana desemnată, întâlnire care poate fi programată utilizând următoarele canale de comunicare: compliance@inchcapebroker.ro .
Conținutul raportării
Raportarea trebuie să conțină, cel puțin următoarele elemente:
- numele şi prenumele;
- datele de contact ale avertizorului în interes public;
- contextul profesional în care au fost obţinute informaţiile;
- numele și prenumele persoanei vizate, dacă este cunoscută;
- descrierea faptei susceptibile să constituie încălcare a legii în cadrul companiei;
- probele în susținerea raportării (orice documente sau alte dovezi disponibile pentru a susține informațiile furnizate), după caz;
- indicarea altor persoane care au cunoștință despre eveniment;
- orice alte informații, de natură să faciliteze identificarea faptei raportate;
- data şi semnătura avertizorului.
Prin excepție, raportarea care nu cuprinde numele, prenumele, datele de contact sau semnătura avertizorului se examinează şi se soluționează în măsura în care conține indicii referitoare la încălcări ale legii.
Protecția avertizorului
Inchcape Broker de Asigurare SRL garantează:
· Confidențialitatea identității avertizorului. Datele cu caracter personal ale avertizorului sunt tratate strict confidențial, astfel încât identitatea sa să fie pe deplin protejată. Datele sunt prelucrate în conformitate cu prevederile Regulamentului general privind protecția datelor cu caracter personal. Doar Persoana desemnată are acces la informațiile avertizorului și detaliile din cuprinsul raportului.
· Nediscriminarea și protecția împotriva represaliilor. În cadrul Inchcape Broker de Asigurare SRL orice formă de intimidare sau represalii împotriva oricărei persoane care efectuează o raportare sau participă în cadrul unei investigații este strict interzisă.
· Tratarea cu bună-credință a sesizărilor. În cadrul Inchcape Broker de Asigurare SRL este ocrotită persoana care a avut motive întemeiate să creadă că informațiile referitoare la încălcările raportate erau adevărate la momentul raportării.
Procedurile de raportare externă către autoritățile competente
În conformitate cu prevederile legale, în anumite circumstanțe, este oportună raportarea oricăror preocupări privind încălcări ale legii, efective sau potențiale, unui organism extern competent, după cum urmează:
· Agenția Națională de Integritate, canalul extern de raportare fiind disponibil la adresa Avertizori în interes public: https://avertizori.integritate.eu/
· Autoritatea de Supraveghere Financiară, în cazul unor încălcări ale legislației în competența acestei instituții, canalul extern de raportare fiind disponibil la adresa Raportează încălcări în interes public: https://www.asfromania.ro/ro/a/2701/raporteaza-incalcari-in-interes-public
Anterior formulării unei raportări către un organism extern, încurajăm raportarea la nivel intern a oricăror suspiciuni.”